Herstel AutoArchive die ontbreekt of niet werkt in MS Outlook

De AutoArchive-functie in Outlook helpt gebruikers de ruimte in hun mailbox te beheren door e-mails automatisch van de huidige map naar de archieflocatie te verplaatsen. De gearchiveerde items worden opgeslagen in een Outlook Data File (.pst). In sommige gevallen hebben gebruikers gemerkt dat het AutoArchief ontbreekt of niet goed werkt, zelfs wanneer alle instellingen correct zijn.

In dit artikel hebben we strategieën opgesomd om problemen op te lossen en AutoArchive weer werkend te krijgen.

Methode 1 - Wijzig de AutoArchive instellingen

Gebruikers hebben gesuggereerd dat het wijzigen van de AutoArchive instellingen hen heeft geholpen het probleem op te lossen. Dit kan op meerdere niveaus worden ingesteld: Standaard, per map, en handmatige instellingen.

Niveau 1 - Standaardinstellingen voor AutoArchive

1. Ga naarBestandmenu.

2. Selecteer nu deOptiestab.

3. In het venster dat wordt geopend, selecteert u deGeavanceerdtab.

4. Zoeken naarAutoArchivein het rechterdeelvenster en klik opAutoArchive Instellingen...knop.

5. Om ervoor te zorgen dat AutoArchive werkt, vinkt u het eerste vakje aan en configureert u het voor hoe vaak u AutoArchive wilt laten draaien.

6. Selecteer het selectievakjeVerzoek voordat AutoArchive wordt uitgevoerdom een melding te krijgen voordat AutoArchive gebeurt.

7. Controleer de volgende opties :

• Vervallen items verwijderen (alleen e-mailmappen)als u wilt dat verlopen items worden verwijderd
• Oude items archiveren of verwijderenanders worden alleen verlopen items verwijderd.
• Toon archiefmap in de mappenlijstom het archief te laten.pst verschijnen in de mappenlijst die helpt om gearchiveerde items gemakkelijk terug te vinden.
• U kuntstel de leeftijd van de items indat u wilt archiveren op het gebied vanRuim spullen op die ouder zijn dan xdie standaard gebaseerd is op de laatst gewijzigde datum

8. Je hebt opties om te beslissen of jeoude items naar een archiefbestand verplaatsenofze permanent te verwijderen.

9. Zodra u de optie hebt gekozen kunt u deze toepassen en klikken opOKom de instellingen op te slaan.

Niveau 2 - Instellingen AutoArchief per map

Indien de AutoArchive niet werkt op een specifieke map in uw mailbox volg dan de onderstaande stappen:

1.Klik met de rechtermuisknop opop de map en selecteerEigenschappen.

2. Klik op deAutoArchivetab.

3. Selecteer op basis van uw behoeften het volgende:

• Als u wilt dat deze map een uitzondering van AutoArchive wordt, selecteert uArchiveer geen items in deze.
• Als u items in deze map wilt archiveren met de standaardinstellingen zoals eerder besproken, selecteer danArchiveer items in deze map met standaardinstellingen
• Als u verschillende AutoArchive-opties voor deze map wilt instellen, selecteert uArchiveer deze map met deze instellingen. U kunt de leeftijd van te wissen items wijzigen en een apart bestand maken voor archivering.

4. Klik opOKals je klaar bent.

Let op:Deze instellingen zijn specifiek voor de map en worden niet toegepast op submappen.

Niveau 3 - Instellingen handmatig archiveren

U kunt het archiveringsproces ook handmatig starten als het bovenstaande niet werkt.

1. Ga naarBestanden selecteer danGereedschap.

2 In Gereedschap, selecteerOude voorwerpen opruimen. Het archiveringsproces wordt gestart en de voortgang wordt weergegeven in de Statusbalk.

Methode 2 - Wijzig de ArchiveIgnoreLastModifiedTime registerwaarde

Het archiefproces in Outlook is standaard gebaseerd op de laatst gewijzigde datum en tijd. Als u een item beantwoordt, doorstuurt, verplaatst, bewerkt, opslaat of importeert, dan zal de gewijzigde datum veranderen waardoor AutoArchive het item mogelijk niet archiveert.

Gebruikers hebben ontdekt dat AutoArchive werkt door de registerwaarde voor ArchiveIgnoreLastModifiedTime in te stellen, waardoor Outlook items archiveert op basis van de ontvangen datum. Voordat u de waarde in het register wijzigt, moet u er een back-up van maken voor het geval er fouten optreden.

1. Druk opWindows-toets + Rom te beginnenRun. Typeregeditom deRegister-editor.

2. Ga naar de onderstaande locatie of kopieer-plak deze in de navigatiebalk.

HKEY_CURRENT_USER-SoftwareMicrosoftMicrosoftOffice.0-OutlookVoorkeuren

3. Zodra u de bovenstaande registersubsleutel bereikt, klikt u opBewerkenmenu.

4. In het menu Bewerken, selecteert uNieuwen klik opDWORD (32-bit) Waardeom een nieuw item in het register aan te maken.

5. Noem het nieuwe item alsArchiveIgnoreLastModifiedTimeen druk opGa naar.

6. Klik met de rechtermuisknop op het nieuw aangemaakte item, en selecteer vervolgensWijzigen.

7. Stel de waarde in op1in deWaardegegevensvakje en klik opOK.

8. Sluit de Register-editor en start Outlook opnieuw op om de wijzigingen in het register van kracht te laten worden.

Controleer nu of Outlook de items goed archiveert door handmatig te proberen te Archiveren en te kijken of items worden gearchiveerd op basis van hun ontvangstdatum.

Methode 3 - Uitgesloten van AutoArchive

Als u merkt dat een specifiek item niet is gearchiveerd, betekent dit dat de eigenschap ervoor is ingesteld om het uit te sluiten van AutoArchive.

1. Dubbelklik om het item te openen dat van het archiefproces is uitgesloten.

2. Klik op deBestandmenu en selecteer danEigenschappen.

3. In deEigenschappenvenster, vink de optieAutoArchive dit item niet.

4. U kunt uwkijk opom een overzicht te krijgen van de items waarvoor deze optie is geconfigureerd. U moet dein-cel bewerkingfunctie zoals hieronder:

• SelecteerBekijken klik opInstellingen bekijken.

• Hier klikt u op deAndere Instellingenknop.

• Controleer nu de optieIn-cel bewerking toestaan.

• U kunt nu klikken op een bepaald items selectievakje onderNiet automatisch archiverendirect vanuit de View om archivering voor dat item aan of uit te zetten.

Let op:U ziet misschien geen selectievakje voor uw items tenzij u op het veld zelf klikt. Geen selectievakje of een niet geselecteerd selectievakje betekent beide dat het item zal worden gearchiveerd volgens uw archiefinstellingen.

Methode 4 - Archiefopdracht niet beschikbaar in bedrijfsomgeving

AutoArchive uitgeschakeld door Groepsbeleid

Als u in een bedrijfsomgeving werkt en u kunt de instellingen voor AutoArchive en Archiveren niet vinden zoals vermeld in methode 1 hierboven, dan betekent dit dat de beheerder de instellingen mogelijk heeft uitgeschakeld als groepsbeleid. Dit helpt om te voorkomen dat mailboxgegevens in pst-bestanden over verschillende computers in het netwerk worden verspreid.

In dat geval moet u de postbeheerder vragen waar u uw gegevens moet archiveren en hoe lang de items moeten worden bewaard. Ook kunnen uw beheerders Group Policies instellen om AutoArchive uit te schakelen en het aanmaken van pst-bestanden te voorkomen.

Uitwisseling met online archief

Een andere reden voor de ontbrekende instellingen is wanneer u een Exchange account heeft, een Online archief voor u is ingeschakeld op de Exchange server. In dergelijke gevallen worden de client-side archiveringsopties automatisch uitgeschakeld door Outlook en gebeurt het archiveren volgens het bedrijfsbeleid dat op de Exchange server is ingesteld.

Het voordeel is dat u toegang hebt tot uw archief op elke computer met Outlook of zelfs via een browser wanneer u toegang hebt tot uw mailbox via Outlook on the Web. Als gevolg van het feit dat dit is ingeschakeld voor uw account, zullen de functies Automatisch archiveren en Handmatig archiveren niet langer beschikbaar zijn voor u in Outlook.

Methode 5 - Controleer op beschadigde of volle archive.pst

Wanneer het archief.pst bestand wordtcorruptzal Outlook niet in staat zijn om naar dat bestand te archiveren. In dat geval moet uOutlook sluitenen gebruik deInbox Reparatie Tool (scanpst.exe)om het te scannen op fouten en een nieuw archiefbestand aan te maken. Klik hier om de locatie van de scanpst te vinden.exe en de stappen om de scan uit te voeren in Fix 5 van het artikel.

Wanneer het archief.pst bestand wordtvolzal Outlook er geen items meer in opslaan. Wanneer de waarschuwingslimiet is bereikt, kunt u geen items meer naar het archief verplaatsen, noch handmatig, noch met behulp van AutoArchive. Zodra delimiet is bereiktwordt het aangeraden omeen nieuw archiefbestand maken. De limiet voor de grootte is gebaseerd op de gebruikte versie van Outlook.

• Outlook 97 - 2002 pst bestanden (ANSI): De maximale bestandsgrootte is 2 GB en er wordt een waarschuwing gegeven wanneer deze 1,8 GB bereikt.
• Outlook 2003 - 2019 pst bestanden (Unicode): Standaardlimiet is 20 GB Outlook 2003/2007 en 50 GB in latere versies 2010, 2013, 2016, 2019, en Microsoft 365. Er wordt een waarschuwing gegeven wanneer de limiet respectievelijk 19 GB en 47,5 GB bereikt.

Methode 6 - Verwijder mails uit een volle mailbox

Als uw mailbox vol is, krijgt u een bericht dat de mailbox vol is wanneer u een bericht probeert te verzenden. Wanneer je echter probeert te archiveren wanneer de mailbox vol is, zal het archiveren niet werken en krijg je ook geen foutmelding die hetzelfde aangeeft.

Om het weer aan de praat te krijgen, kunt u ofwelhandmatig verwijderen of verplaatsen van sommige items naar uw archiefbestandofneem contact op met uw e-mailbeheerder om de grootte van uw mailbox tijdelijk te vergroten.

Om uw mailbox op te ruimen, kunt u het opschoonproces in de volgende volgorde van de mappen uitvoeren: Verwijderde items, Ongewenste e-mail, Postvak IN, Verzonden items en andere e-mailmappen, Dagboek, Agenda, Contact en Notities.

Als één van de bovenstaande oplossingen niet werkt, dan raden wij u aan om ofwel eenreparatie van uw Office pakketofOffice opnieuw installerenen kijk of het helpt om het probleem op te lossen.

Bedankt voor het lezen van dit artikel.

We hopen dat u de AutoArchive foutmelding heeft kunnen oplossen.