Een van de taken die we constant uitvoeren wanneer we werken met documenten in Microsoft Word, ongeacht de editie, is het toevoegen van afbeeldingen, tabellen, hyperlinks en het toepassen van formaten op de inhoud, zodat het uiterlijk is veel professioneler en kan veel meer precieze en dynamische informatie geven over de gegevens of elementen die moeten worden weergegeven.
Bij dit soort taken moet meestal een groot aantal multimedia-elementen worden toegevoegd, zoals ingesloten afbeeldingen, lettertypen en andere objecten , waardoor het uiteindelijke bestand in de regel enkele megabytes in beslag neemt. Hoewel dit voor veel gebruikers onopgemerkt kan blijven of niet relevant is.
Dit wordt een probleem bij het toevoegen van het bestand via e-mail, het uploaden naar een website, het publiceren op een platform, en dit komt omdat dit soort bestanden een grootte hebben limiet om te uploaden. Daarom zal het niet mogelijk zijn om deze taak uit te voeren.
Daarom is het belangrijk om te leren de grootte van onze Microsoft Word-bestanden te verkleinen zonder de kwaliteit of inhoud ervan te verliezen en daarom zal AdminGuides een reeks praktische tips om dit te bereiken.
Vanaf Office 2007 werd de .docx-extensie geïntroduceerd als opslag alternatief; tot Microsoft Office 2013 dat was ingesteld als de standaardindeling.
Documenten werden normaal gesproken opgeslagen in de .doc-indeling, een indeling die lijkt op de huidige indeling .docx, maar die enkele fundamentele verschillen heeft die rechtstreeks van invloed zijn op de mogelijkheid om het formaat correct te behouden. Zoals we al zeiden, vanaf de komst van Office 2013 worden de documenten standaard opgeslagen in .docx ..
Het .docx-formaat is door Microsoft ontwikkeld als vervanging voor .doc en deze wijziging is gekoppeld aan de groeiende concurrentie gratis en open source-formaten zoals Open Office en ODF. Bij de .docx-bestanden werd het coderingswerk hiervoor in XML gedaan, dus de letter X wordt toegevoegd in .docx en dankzij deze nieuwe codering is het mogelijk geweest om meer ondersteuning voor geavanceerde functies toe te voegen.
Een van de meest Opvallende ontwikkelingen zijn dat .docx-bestanden zich op dezelfde manier gedragen als een ZIP-bestand, aangezien het de inhoud van het document comprimeert. Het converteren van een .doc-bestand naar het .docx-formaat zal dus de grootte ervan in sommige gevallen drastisch verkleinen. een .doc-bestand converteren naar .docx moeten we het volgende doen:
We zullen dit bestand openen en dan naar het menu 'Bestand' gaan. Daar gaan we naar het gedeelte 'Informatie' om het Categorie 'Compatibiliteitsmodus' en klik op de optie 'Converteren':
Het volgende bericht wordt weergegeven: Daar klikken we op de knop 'Accepteren'
Vervolgens is het nodig om het pad en de naam op te geven om het bestand op te slaan met de nieuwe indeling. Microsoft Word voert deze conversie uit door een nieuwe versie van het document in de nieuwe .docx-indeling te maken t; zodat de vorige versie van .doc nog steeds beschikbaar is en we het verschil in grootte tussen beide extensies kunnen valideren:
Tijdens het bewerken van een afbeelding in Microsoft Word worden alle afbeeldingsedities opgeslagen als een actief onderdeel van het document. Dus als we een afbeelding in het document bijsnijden, behoudt Word nog steeds de volledige originele afbeelding - dit vertegenwoordigt een ruimtebelasting die behoorlijk hoog en onnodig kan worden. U moet er rekening mee houden bij het besparen van ruimte.
Om dit te voorkomen, wordt aanbevolen dat, als we weten dat de afbeeldingen van het Microsoft Word-document moeten worden bewerkt, (zoals bijgesneden, filters toepassen, hun oriëntatie wijzigen, enz. .), is het ideaal om geïntegreerde toepassingen te gebruiken, zoals Paint, Paint 3D, Preview, enz. Voer van daaruit de bewerkingen uit en sla deze afbeelding op en voeg deze, al bewerkt, in het Word-document in. Hiermee helpen we de grootte van het uiteindelijke document te verkleinen.
Normaal gesproken gebruiken we de kopieer- en plakmethode om verschillende elementen, zoals een afbeelding, aan het Microsoft Word-document toe te voegen; Maar de fout is dat Word gebruik maakt van bepaalde aannames over hoe de afbeelding moet worden beheerd.
Als de afbeelding die we hebben geplakt bijvoorbeeld in BMP- of JPG-indeling is, wat een groot bestandstype is, plakt Word deze meestal met alle de eigenschappen ervan vergroten de bestandsgrootte drastisch en vooral als deze afbeelding in HD (hoge definitie) is.
In dit geval raadt AdminGuides aan dat de respectievelijke bewerkingstaken, indien van toepassing, eerst worden uitgevoerd op de afbeelding in een afbeeldingstoepassing; zodat het hierna ergens op de schijf wordt opgeslagen en dan gaan we naar het menu 'Invoegen' en in de groep Illustraties selecteert u Afbeeldingen:
Daar gaan we naar het pad waar de bewerkte afbeelding is gehost en ga door met het uploaden naar het Word-document, waardoor de totale grootte van het bestand wordt verkleind.
Het comprimeren van een element is een van de beste praktijken geweest om de grootte van alle soorten elementen te verkleinen en ze zo te delen met andere gebruikers en er zelfs beveiligingsmaatregelen aan toe te voegen. Met Microsoft Word hebben we de mogelijkheid om de afbeeldingen van het document te comprimeren om hun grootte aanzienlijk te verkleinen.
Om dit te doen, gaan we naar het menu 'Bestand' en selecteren we het menu 'Opslaan als 'option:
Klik in het weergegeven venster op de knop' Tools 'rechtsonder en selecteer de optie' Afbeeldingen comprimeren ':
Het volgende venster wordt weergegeven. Daar moeten we de kwaliteit definiëren waarmee de afbeeldingen van het document moeten worden gecomprimeerd en we kunnen zien dat de optie 'Alleen toepassen op deze afbeelding' wordt afgezwakt, aangezien bij deze methode de gebruikte configuratie wordt toegepast op alle afbeeldingen en niet slechts naar één afzonderlijk.
Een van de opties die Microsoft Met Word kunnen we verschillende elementen insluiten in het actieve document, zoals mp3-bestanden, PowerPoint-presentaties of Excel-spreadsheets. Dit, hoewel nuttig, kan ertoe leiden dat de uiteindelijke grootte van het Word-bestand wordt vergroot.
Het goede van het koppelen van een element is dat deze wijziging wordt weerspiegeld in het Word-document wanneer u wijzigingen aanbrengt in het originele document. Om bijvoorbeeld enkele Excel-cellen te plakken, gaan we verder met het kopiëren van de gewenste cellen, en dan gaan we in Word naar de optie 'Plakken' en daar selecteren we 'Plakken speciaal':
In het weergegeven venster selecteren we de regel 'Microsoft Excel Object Spreadsheet'. Klik op 'Accepteren' en op deze manier is het element gekoppeld.
Wanneer we lettertypen hebben toegevoegd om betere presentaties van het uiteindelijke document te krijgen, is het normaal dat bij het delen van deze bestanden met andere gebruikers er een optie is om de gebruikte lettertypen automatisch te downloaden, wat een toename van de bestandsgrootte betekent. p> Om te voorkomen dat Word deze lettertypen automatisch downloadt, gaan we naar het menu 'Bestand'> 'Opties' en in het pop-upvenster selecteren we de sectie 'Opslaan' en verwijderen we het vakje 'Lettertypen insluiten in het bestand' . Klik op 'Accepteren' om de wijzigingen toe te passen.
Standaard biedt Microsoft Word ons de mogelijkheid om een miniatuurafbeelding van het actieve document op te slaan, zodat Windows een voorbeeld kan genereren in de bestandsverkenner van dat document:
Om te voorkomen dat Microsoft Word dit proces uitvoert, gaan we naar de 'Bestand' menu en daar, in het gedeelte 'Informatie', klikken we op de knop 'Eigenschappen' en vervolgens op de optie 'Geavanceerde eigenschappen':
In het pop-upvenster , gaan we naar het tabblad 'Samenvatting' en daar deactiveren we het vak 'Miniaturen opslaan voor alle Word-documenten'. Klik op de 'Accepteren' knop om de wijzigingen toe te passen.
Het is niet het meest geschikte advies aangezien deze functie van zelfherstel van Word als missie heeft om periodiek back-ups te maken van het bestand terwijl we eraan werken. Dus als de applicatie faalt of de computer een probleem heeft (stroomuitval, herstart, etc.) dankzij deze functie, zullen we dankzij deze functie automatisch verschillende versies ophalen uit geopende documenten de volgende keer dat we Word openen.
Die functie zorgt ervoor dat de bestandsgrootte groter, maar het is een van de beste beveiligingsopties in Microsoft Word.
Als we het willen uitschakelen om de uiteindelijke bestandsgrootte te verkleinen, moeten we naar het pad 'Bestand'> 'Opties' gaan en in het 'Opslaan 'sectie verwijderen we het vinkje bij' Bewaar AutoHerstel-informatie elke (minuten) '. Klik op 'Accepteren' om de wijzigingen toe te passen.
Word slaat een verscheidenheid aan informatie op, zowel zichtbaar als verborgen, in het bestand over aspecten die in het bestand zijn bewerkt en deze, voor de veiligheid, willen we misschien dat andere gebruikers deze niet zien. Dit type informatie vergroot de uiteindelijke bestandsgrootte zodat het uitschakelen ervan twee taken uitvoert, beveiliging en ruimte.
Om dit proces uit te voeren, gaan we naar het menu 'Bestand / Informatie' en daar klikken we op op de knop 'Controleer op problemen' in de sectie 'Document inspecteren' en selecteer de optie 'Document inspecteren':
Het volgende bericht wordt weergegeven. Klik op de knop 'Ja'
Vervolgens moeten we de variabelen selecteren die moeten worden toegepast met de inspecteur. Eenmaal geselecteerd, klikt u op de knop 'Inspecteren'
Zodra het proces is voltooid, zullen we de respectieve resultaten zien, daar kunnen we klikken op de knop Alles verwijderen van elke sectie, indien van toepassing :
Als je aan een Microsoft Word-document werkt, het slaat verschillende elementen op de achtergrond op om zijn eigen taken op het document uit te voeren. Een praktische oplossing is dus om alle inhoud naar een nieuw bestand te kopiëren.
Hiervoor maken we een nieuw leeg document, we gaan verder met het selecteren van alle inhoud in het huidige document door op de volgende toetsen te drukken:
+ E Ctrl + E
In het nieuwe document zullen we op de volgende toetsencombinatie drukken om alles te plakken:
+ V Ctrl + V
Hiermee worden alle tekst, secties, indeling, pagina-indelingsopties en meer parameters gekopieerd die in het originele document zijn geconfigureerd, maar er wordt geen AutoHerstel-informatie of eerdere versies gekopieerd, wat de uiteindelijke documentgrootte zal helpen verkleinen, wat uiteindelijk het doel is dat we vanaf het begin hebben.
Microsoft Word heeft een geïntegreerde functie waarmee u de wijzigingen van het document op de achtergrond kunt opslaan om informatieverlies te voorkomen. Deze instelling is standaard ingeschakeld in Word en bestaat uit het opslaan van het document op de achtergrond terwijl we eraan werken. Bij het opslaan van het bestand zullen er dus minder wijzigingen zijn om op te slaan en daarom zal het proces sneller zijn.
Deze functie impliceert het gebruik van een iets grotere bestandsgrootte, zodat als we deze functie willen uitschakelen om toegang te krijgen tot betere niveaus van grootte, moeten we naar het pad 'Bestand'> 'Opties' gaan en daar, in de sectie 'Geavanceerd', gaan we naar de categorie 'Opslaan' en vink het vakje 'Opslaan op achtergrond toestaan' uit. Klik op 'Accepteren' om de wijzigingen toe te passen.
Het RTF-formaat (Rich Text Format) is een gratis standaard voor documenten met een iets geavanceerder formaat dan het reeds bekende formaat voor platte tekst, maar het heeft niet alle kenmerken van .docx. Het doel is om de docx-bestand naar RTF om alle extra formaten en alle verborgen gegevens te elimineren, waardoor de uiteindelijke bestandsgrootte kan worden verkleind.
Dezelfde methode kan worden toegepast met HTML, een webformaat dat helpt bij het verkleinen van de uiteindelijke bestandsgrootte.
Ga hiervoor naar de optie 'Opslaan hoe' en selecteer in de sectie 'Type' 'RTF of HTML'. Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen toe te passen.
Normaal gesproken gebruiken we het Letter-formaat voor onze bestanden, maar we kunnen andere formaten gebruiken zoals A4 om de capaciteit van tekst in een Word-blad te vergroten en zo de uiteindelijke documentgrootte te verkleinen.
Om het nieuwe documentformaat te definiëren, gaan we naar de 'Formaat' -menu en in het gedeelte 'Pagina-instelling' klikt u op de optie 'Grootte' en daar selecteren we de beste optie die van toepassing is:
Microsoft Word behoudt eerdere versies van het document terwijl het erop werkt. We hebben vermeld dat dit de 'Autosave' -functionaliteit is, maar we kunnen deze eerdere versies elimineren om ruimte vrij te maken in het document en zo de grootte ervan te verkleinen.
Hiervoor gaan we naar 'Informatie' en daar klikken we op het gedeelte 'Document beheren':
Normaal gesproken gebruiken we de optie om direct te kopiëren en te plakken, zodat al het formaat dat de oorsprong heeft, zoals tabellen, kleuren, thema's, enz., ook wordt toegepast, wat de grootte van het Word-bestand.
Om te voorkomen dat de gekopieerde informatie met het formaat wordt geplakt, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u de optie 'Alleen tekst behouden'. Zo plakken we de tekst t zonder het bronformaat te kopiëren.
We hebben aangegeven dat een .docx-document is een gecomprimeerd bestand; zodat het kan worden geopend met een applicatie, zoals 7-Zip of WinRAR, om al zijn inhoud te zien. We kunnen alle bestanden uit het .docx-bestand extraheren, ze aan een gecomprimeerd bestand toevoegen en vervolgens een bestandsextensie hernoemen met .docx.
Bovendien kunnen we het document dat in een van deze toepassingen is gemaakt, comprimeren, zodat het kan worden gedownload voor gratis via de volgende link:
Na installatie kunnen we met de rechtermuisknop op het Word-bestand klikken en een van deze gebruiken voor compressie:
Vervolgens kunnen we de uiteindelijke grootte waarmee het geselecteerde bestand is gecomprimeerd:
We heb gezien dat het mogelijk is om alle afbeeldingen die in het Word-document zijn ingevoegd, globaal te comprimeren; maar als we er slechts één in het bijzonder willen comprimeren, moeten we deze selecteren en op het menu 'Afbeeldingstools' klikken.
Daar ga je naar 'Formaat'> 'Afbeeldingen comprimeren', en het volgende venster wordt weergegeven waar we zullen selecteer de compressiekwaliteit en we kunnen bepalen of deze alleen wordt toegepast op de huidige afbeelding of alles in het document:
We hebben dus handige opties om de grootte van onze Word 2016- of 2019-bestanden te verkleinen en ze te beheren op een veel meer gecentraliseerde en eenvoudige manier.
De Microsoft Sticky Notes is een populair en handig hulpmiddel voor gebruikers van Windows 10-systemen…
Microsoft heeft onlangs het langverwachte Windows 11 Dev Channel uitgebracht dat toegankelijk is via Windows…
Windows 10 is een van de meest populaire en meest gebruikte besturingssystemen voor computergebruikers.De evolutie…
Controleer en configureer de machtigingsinstellingenEdge-to-run inschakelen met beheerdersrechtenMicrosoft Edge reparerenEdge verwijderen via het hulpprogramma voor…
De meeste van de nieuwste laptops hebben geen ingebouwde ethernetpoort.We weten allemaal dat bekabelde verbindingen…
De grafische verwerkingseenheid of GPU is een essentieel onderdeel van een computersysteem dat verantwoordelijk is…