Hoe u een groep contacten maakt in Outlook 2019

Microsoft heeft meerdere applicaties geïntegreerd in zijn kantoorautomatiseringssuite Office 2019 die erop gericht zijn gebruikers de beste tools te bieden voor het beheren van gegevens, gebruikers en andere elementen. Binnen de Office 2019 suite vinden we Outlook, dat is ontwikkeld voor het correct beheren en administreren van niet alleen inkomende en uitgaande e-mails maar ook andere acties zoals agenda's en contacten.

Op het niveau van contacten hebben we een eenvoudige functie waardoor het mogelijk zal zijn om hetzelfde bericht of probleem onmiddellijk naar een groep gebruikers te sturen zonder dat elke e-mail afzonderlijk hoeft te worden verzonden en dit wordt bereikt dankzij contactgroepen van Outlook die we in detail zullen uitleggen. Door deze contactgroepen aan te maken, kunnen we snel een e-mail sturen naar een reeks gebruikers die we tegelijkertijd willen informeren zonder dat we ze afzonderlijk hoeven toe te voegen.

In feite bestaat een groep contacten uit een reeks e-mailadressen waarmee we kan tegelijkertijd een e-mail of een andere activiteit naar al die gebruikers sturen, wat tijd en middelen vereenvoudigt.

Om op de hoogte te blijven, moet u zich abonneren op ons YouTube-kanaal! ABONNEER

1. Hoe maak je een groep contacten aan in Outlook 2019

Hiervoor openen we de Outlook 2019-applicatie en gaan naar het menu 'Start' en in de groep 'Nieuw' klikken we op 'Nieuwe elementen / Meer elementen' en daar selecteren we 'Groep contacten':

Het volgende wordt weergegeven. Daar zullen we in de eerste plaats een naam invoeren voor de groep contacten, wanneer de naam is ingevoerd, zal een door Outlook voorgesteld e-mailadres worden gegeven, als we het bericht 'Niet beschikbaar' zien, betekent dit dat de groep momenteel bestaat en daarom zal het nodig zijn om de naam te wijzigen, deze naam kan later niet worden gewijzigd.

Voeg nu de leden van de groep toe, hiervoor klikken we op de optie 'Leden toevoegen' in de groep 'Leden' en we kunnen leden toevoegen uit opties zoals:

• Leden toevoegen vanuit Outlook

• Leden toevoegen vanuit een beschikbaar adresboek

• Een nieuw e-mailcontact maken

Als we klikken op de optie 'Nieuw e-mailcontact', moeten we de naam, het e-mailadres en het internetformaat invoeren om te gebruiken:

Klik op OK om de actie te voltooien en als we willen dat dit contact in Outlook 2019-contacten moeten we het vak 'Toevoegen aan contacten' activeren. We herhalen dit proces met de contacten die we aan de groep willen toevoegen en we kunnen ze zien in het middenpaneel. Om het proces te voltooien, klikken we op de knop 'Opslaan en sluiten'.

Als het nu nodig is om een ​​bericht naar alle contacten in de groep te sturen, voer dan in het veld 'Aan' de naam van de groep in en we zullen het volgende zien:

Daar kunnen we op het + -teken klikken om alle contacten van die groep weer te geven, maar voordat we het volgende bericht zien:

Klik op OK en we zullen de e-mails van de groep:

2. Bewerk een groep contacten in Outlook 2019

Om taken uit te voeren van bij het bewerken van de contactgroep van Outlook 2019 klikken we onderaan op het contactpictogram en daar gaan we verder met het selecteren van de te bewerken groep:

Daar klikken we op het menupictogram aan de rechterkant zijde en selecteer de optie 'Outlook-contact bewerken':

In het volgende venster kunnen we acties uitvoeren zoals:

• Contacten toevoegen of verwijderen

• Verwijder de groep

• Follow-up

• Categoriseer en meer beschikbare acties

Voor het geval we wil niet om deze groep meer te gebruiken klikken we op 'Groep verwijderen' en het volgende bericht wordt getoond. Klik op Ja om het proces te voltooien.

Op deze manier hebben we meerdere opties om onze contactgroepen in Outlook 2019 aan te maken en te bewerken.