10 Beste Microsoft Lijsten Tips en Tricks om het efficiënt te gebruiken

Naast productiviteitsapps zoals Teams, OneNote en de Office-suite, biedt Microsoft ook een projectbeheer/databasesoftware aan, genaamd Microsoft Lists.In eerste instantie beperkt tot Microsoft 365 Enterprise en Education gebruikers, is het bedrijf accepteren van algemene gebruikers voor de app ook.Als u het eens wilt proberen, vindt u hier de beste tips en trucs van Microsoft Lists voor verschillende activiteiten, zoals een checklist voor een gemakkelijke onboarding-ervaring.

1.Gebruik sjablonen

U hebt twee mogelijkheden om lijsten te maken in Microsoft Lists – van nul beginnen of een van de ingebouwde sjablonen gebruiken. Klik in de Microsoft Lists home op Nieuwe lijst en kies een van de standaardsjablonen.

Gebaseerd op uw gebruik of voorkeur, kunt u een sjabloon kiezen zoals issue tracker, Travel requests, Content schedule, etc.In tegenstelling tot Notion is er geen manier om in Microsoft Lists door de gemeenschap gemaakte sjablonen te doorlopen.

Zodra u een sjabloon hebt gekozen, klikt u op Gebruik sjabloon, en u bent klaar om het in uw account te gebruiken.

2.Personaliseer uw lijst

Wanneer u te maken hebt met tientallen lijsten in Microsoft Lists, is het belangrijk om ze te personaliseren zodat u het niet moeilijk hebt om een relevante lijst te vinden.

Wanneer u een nieuwe lijst maakt, kunt u deze een unieke naam en beschrijving geven, en een kleur en een pictogram kiezen.De opties zijn beperkt, maar het is nog steeds beter dan rivalen als Trello.

3.Lijsten met nieuwe items toevoegen

Op basis van uw geselecteerde sjabloon hebt u verschillende opties om een item aan Microsoft Lijsten toe te voegen.

Klik bovenaan op de knop Nieuw item toevoegen en er wordt een menu geopend om details van taken/problemen toe te voegen, zoals titel, beschrijvingen, status, vervaldatum, publicatiedatum, gepubliceerde URL, en meer.

4.Nieuwe weergave maken

U kunt de toegevoegde items ook bekijken in de Kalender- en Galerij-indeling.Hier is hoe.

Stap 1:Klik op het + icoon bovenaan, en het menu Create view wordt geopend.

Stap 2:Selecteer Kalender of Galerij in het menu Weergeven als.

Klik op de knop Maken onderaan, en u kunt de nieuwe weergave controleren in het menu met drie puntjes.

5.Entries direct bewerken

Standaard schakelt Microsoft Lists het bewerken in lijsten direct uit.U moet een lijst selecteren en bovenaan op het pictogram bewerken klikken om wijzigingen aan te brengen.Het kan tijdrovend zijn.In plaats daarvan kunt u klikken op 'Rasterafbeelding afsluiten' en direct nieuwe items toevoegen en de bestaande bewerken.

6.Een nieuwe kolom toevoegen

Op basis van het gekozen sjabloon worden de lijsten voorzien van de nodige kolommen.U kunt horizontaal scrollen en op de optie Kolom toevoegen klikken om het type kolom te kiezen dat u aan Lijsten wilt toevoegen.

U kunt een enkele regel tekst, meerdere regels tekst, getal, ja/nee-peiling, persoon en meer selecteren.

U kunt ook bestaande kolommen selecteren en op de pijl omlaag klikken om ze te verwijderen.

7.Favoriete lijst

Bij het werken met meerdere projecten, issue trackers, en andere databases, kan het moeilijk zijn om een lijst te doorzoeken die je zoekt.

Klik vanuit Microsoft Lists op het sterretje bovenaan de lijst, en de software voegt het toe als favoriet.U kunt er nu gemakkelijk toegang toe krijgen via het aparte menu Favorieten.

8.Een kolom bewerken

Wilt u een bestaande kolom bewerken met meer details?U kunt dit gemakkelijk doen via het menu Kolom bewerken.

Laten we de kolom Status als voorbeeld nemen en die in de lijst bewerken.

Stap 1:Klik op het pijltje omlaag naast de kolom Status.

Stap 2:Ga naar Kolominstellingen en selecteer Bewerken.

Stap 3:U kunt een nieuwe naam en omschrijving toevoegen, het kolomtype wijzigen en zelfs wijzigingen aanbrengen in de bestaande keuzen.

U kunt ook het menu Meer opties uitbreiden en meerkeuze selectie voor kolommen toestaan.Klik op de knop Opslaan om alle wijzigingen toe te passen.

9.Een lijst delen

Terwijl Microsoft Lists ideaal is voor persoonlijk gebruik en het is ook bruikbaar met Teamleden.U kunt problemen, activa, routines, contactpersonen, inventaris en meer bijhouden met medewerking van anderen.

Klik vanuit de Lists home op het drie-stip menu en selecteer Share.U kunt een link naar het project delen en zelfs naar het menu Link-instellingen gaan om wijzigingen aan te brengen.

In het menu Link-instellingen kunt u items toevoegen, vervaldata instellen en zelfs een wachtwoord instellen om ongeoorloofde toegang tot de lijst te voorkomen.

10.Exporteren naar CSV

Als u de bestaande lijst in Microsoft Excel wilt bewerken of de hele lijst in CSV-formaat wilt delen, klikt u op Exporteren naar CSV, en de browser zal de lijst in CSV-bestand downloaden.

Database aanmaken en beheren in Microsoft Lijsten

Microsoft Lists voor consumenten mist nog steeds goodies zoals regels om automatisering in de lijst te creëren en de mobiele app toegang.Het is alleen beschikbaar voor Education en Enterprise gebruikers.

Microsoft Lists overbrugt een belangrijk gat in het Microsoft 365 ecosysteem.U hoeft niet langer te vertrouwen op apps als Trello of Notion om databases aan te maken of projecten te beheren.U kunt alles in Lists doen dankzij de hechte integratie met Office-apps.Hoe bent u van plan Microsoft Lijsten te gebruiken?Deel uw ideeën in de commentaren hieronder.