Hoe een Excel 2019-bestand te delen

De meeste gebruikers van kantooruites zoals andere mensen, zoals vrienden of collega's, om ons te helpen met de taken van gegevensvoeding en bestandsbewerking, vooral als Excel betrokken is. Dit is een heel praktisch alternatief omdat het gezegde "eenheid kracht" wordt toegepast, en daarom kan delen ons helpen dit gezegde te versterken. Voor deze Microsoft is geïntegreerd in de nieuwste editie Microsoft Excel 2019 de mogelijkheid om een ​​bestand te delen met meer gebruikers, zodat iedereen hun kennis of verantwoordelijkheid daar bijdraagt ​​en dus de gegevens op een veel meer georganiseerde manier kan beheren ..

Het is niet nodig dat we hun toevlucht nemen tot wat we gebruikten in een proces van het verzenden van het bestand per post naar elke gebruiker, omdat dit ongepaste edities of beveiligingsstoringen kan oplopen.

Bewerkbare machtigingen BUT met deze nieuwe deelfunctie kunnen we deze fouten vergeten, omdat we toestemming kunnen verlenen aan andere gebruikers als:

• Zie het Excel 2019-boek.

• Reageer de cellen of de daar opgeslagen gegevens.

• Bewerk de inhoud van de pagina's van het boek.

Vereisten Om deze functie te gebruiken, is het volgende vereist:

• Log in met onze Microsoft-account in Office 2019.

• Bewaar het document in OneDrive Zodat het beschikbaar is voor alle gebruikers om toe te wijzen.

Om ons bestand op te slaan in de cloud, OneDrive, moeten we op de knop Opslaan klikken (als het de eerste keer is dat het boek wordt opgeslagen) of op de knop Opslaan (als deze is al opgeslagen), dan, in het geëxpandeerde venster zullen we de onedri selecterenVE-optie en daar zullen we de gewenste naam toewijzen:

Technowikis zal in de volgende stappen in detail uitleggen hoe u een bestand kunt delen in Excel 2019 en dus geen hoofdpijn hebt in toekomstige wijzigingen. Iets om in gedachten te houden, is dat het moment waarop we een Excel 2019-bestand delen door default bepaalde acties beperkt, tenzij we de editie autoriseren, sommige van de beperkingen zijn:

Beperkingen bij het delen

Graphics toevoegen

Gegevensvalidatie uitvoeren

Gebruik Matrix-formules

Macro's

Voorwaardelijk formaat toepassen

Maak tafels en rapporten van dynamische tafels en nog wat meer.

Met dit in gedachten zullen we zien hoe we het bestand kunnen delen en vanM Er genieten van de hulp van onze collega's.

Om op de hoogte te blijven, vergeet dan niet om u te abonneren op Ons YouTube-kanaal! Inschrijven

1.

Hoe een bestand deel te delen in Microsoft Excel 2019

Stap 1 Om dit proces uit te voeren, openen we het Excel-boek om te delen en klikken op de optie "Delen" in de rechterbovenhoek van de menu's, we kunnen dat zien Als de Excel-werkmap niet in de cloud is, wordt we gevraagd om dat huiswerk uit te voeren: Stap 2 Zodra we het document opslaan dat we kunnen zien in het onderste gedeelte van deze, evenals de geïntegreerde delen van delen in Excel 2019: Stap 3 daar vinden we de volgende opties om zo te configureren dat onze taak wordt gedragenPerfectie als Technowikis-wensen:

In het veld Invite People moeten we de naam van de gebruikers invoeren met wie het bestand moet worden gedeeld of hun e-mail.

In het onderste deel is het toegewezen toestemmingsniveau beschikbaar, daar kunnen de opties bewerken (hiermee kunnen alle gebruikers wijzigingen in het boek aanbrengen) of kunnen visualiseren (bestandsbewerking is beperkt) .

Op het onderste veld kunnen we een bericht toevoegen als we willen.

• Stap 4 Microsoft Excel 2019 voegt een aanvullende optie toe Dare-wijzigingen automatisch, hiermee kunnen we op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen die in realtime in het bestand zijn aangebracht, de beschikbare opties zijn altijd of nooit. Om het bestand Excel 2019 te delen, hebben we twee opties die zijn:

Klik op de knop "Deelen" die automaatDoe de taak voor ons en stuur een link naar de ingevoerde accounts.

• Als u dit handmatig wilt doen, moet u op de regel klikken "Krijg een link om te delen" aan de onderkant en deze kopie en verzenden door het gewenste medium, e-mail, Chat, enz.
• Stap 5 Nadat het bestand wordt gedeeld, is het mogelijk om te zien op het gebied van de eigenaren die de gebruiker is toegevoegd, evenals de toegestane toestemming: stap 6 als we ervoor kiezen om de Handmatige vorm, in Technowikis We weten dat veel gebruikers graag meer persoonlijke dingen doen, we kunnen op de genoemde regel klikken en het volgende venster wordt weergegeven waar we twee soorten links hebben:

Een link hebben Gebruikers kunnen bewerken.

Krijg een link, zodat u het bestand alleen kunt bekijken.

Stap 7 Daar selecteren we deDe meest geschikte link en het volgende worden weergegeven: Stap 8 We klikken op de knop "Kopiëren" en deze link wordt verzonden naar de gewenste gebruiker. Als we deze methode kiezen, zullen we de regel "-gebruikers met bewerkkingen" in het veld "Eigenaren" zien: Stap 9 Wanneer we deze methode gebruiken, krijgen de gebruiker of gebruikers die we hebben bepaald in hun e-mail de respectieve uitnodiging om het Excel-e-mail te e-mailen zullen ontvangen Bestand 2019. Daar moet u op de knop "OneDrive" klikken en als bij Magic u helpt ons om het geselecteerde boek te bewerken.

2.

Een bestand delen met behulp van de Legacy-methode in Microsoft Excel 2019
• Voor Technowikis is het belangrijk, het is altijd geweest en zal altijd zijn, om elk van zijn bezoekers de beste te bieden alternatieven om een ​​taak uit te voeren, om die reden zullen we het verklarenHij andere methode die Excel 2019 ons biedt om een ​​boek te delen. Dit gebeurt met de Legacy-methode waarmee we het bestand in het lokale netwerk kunnen hosten, zodat anderen er toegang toe hebben. Voor deze methode is het belangrijk om te verduidelijken dat onedrive niet van toepassing is, dus we moeten een gedeeld pad op onze computer gebruiken met de syntaxis "\ Server_Name \ map_name". Stap 1 Deze methode omvat het gaan naar het tabblad "Review" en het gebruik van de opties die Microsoft ons geeft om dit uit te voeren, maar oh verrassing van Microsoft, in Excel 2019 zijn deze knoppen verborgen, dus we moeten goochelaars worden om ze te detecteren, maar technowikis zal worden Doe deze daad van magie voor jou.

Hiervoor moeten we naar het menu Bestand / Opties gaan en in het uitgebreide venster gaan we naar de sectie "Snelle toegang Toolbar", daar gaan we naar het veld "Commando'sBESCHIKBAAR "en selecteer de optie Alle opdrachten waar we eerst de lijn" Share-boek (geërfd) "zullen plaatsen:

Stap 2 We klikken op de knop" Toevoegen "en dit proces wordt herhaald met de volgende regels:

• Wijzigingscontrole (geërfd).

• Gedeeld beschermen (geërfd).

Vergelijk en combineer boeken.

• Stap 3 We voegen al deze opties toe aan de Quick Access Bar van Excel 2019: Stap 4 We klikken op OK en nu zullen we deze opties zien in de snelle toegang van het Excel 2019-vel bovenaan: Stap 5 We klikken op de knop " Share Book (geërfd) "en in het geopende venster activeren wij het vak" Gebruik het vorige kenmerk van gedeelde boeken in plaats van de nieuwe co-auteurship-ervaring ":

Stap 6 Het co-auteurschapFunctie is wat Technowikis u in detail uitgelegd in het eerste proces met behulp van OneDrive en de "Share" -functie. Van het tabblad "Geavanceerd gebruik" kunnen we wijzigingen of acties aanbrengen, zoals:

• Definieer hoe lang de veranderinggeschiedenis is opgeslagen.

• Werk de wijzigingen bij.

Configureer printers of filters

Stap 7 Zodra deze processen zijn gedefinieerd, moeten we eenvoudig op "Accepteren" klikken die moeten worden toegepast, Het volgende bericht wordt weergegeven:

Stap 8 Klik op OK en nu kunnen we in het bovenste deel zien dat er de legende is "het is gedeeld" naast de bestandsnaam:

Stap 9 Vanaf dit punt hebben alle gebruikers toegang tot het bestand en werken eraan. Zoals ons doel is de beveiliging van de informatieGeregistreerd in het Excel-blad, is het mogelijk om het boek te beschermen dat we hebben gedeeld, hiervoor klikken we op de knop Beveilig het gedeelde boek (geërfd) in de snelle toegangsbalk:

Stap 10 in het venster dat opent , we zullen het vakje "Share met Change Control" activeren. Klik op OK om de wijzigingen

Stap 11 op te slaan om de wijzigingen die in dit bestand zijn aangebracht beter te beheren, klikken we op de knop "Wijzigingsregeling (inherited)" en selecteer wij de meest geschikte optie:

Stap 12 Door de wijzigingen te valideren, is het mogelijk om te definiëren onder welke criteria wij dit valideren:

Stap 13 Op basis van de geselecteerde criteria zullen de wijzigingen worden gemarkeerd en wanneer we de muis over de cel wij beweegt ziet details zoals de datum van de verandering en welke chaNge is gemaakt:

• Stap 14 Het is mogelijk dat verschillende gebruikers het gedeelde boek open hebben en we willen sommige van hen elimineren. Hiervoor klikken we opnieuw op de knop "Share Book (geërfd)" en selecteer in het tabblad "Modification" de gewenste gebruiker en klik op de knop "Gebruiker verwijderen":

Stap 15 Indien de geselecteerde gebruiker is Momenteel werken en bewerken van het Microsoft Excel-boek, wordt een bericht verzonden aangeven dat de niet-opgeslagen wijzigingen van die gebruiker verloren zullen gaan.

• Stap 16 Wanneer het niet langer nodig is om het Excel 2019-boek te delen, kunnen we stoppen met delen met behulp van een van de volgende opties:

van het menu Review Ga naar de groep "Protect" En klik op de optie "Stop met delen van het boek".

Klik opnieuw op de BUtton "Share Book (geërfd") en er deactiveren van het vakje "Gebruik de vorige functie van gedeelde boeken in plaats van de nieuwe co-auteurship-ervaring".

Stap 17 Bij gebruik van een van deze methoden zullen we het volgende bericht zien: Technowikis heeft duidelijk de opties uitgelegd om een ​​Excel 2019-boek en vanaf daar een van de meesten te delen Belangrijke activiteiten van de mens: teamwork.