Hoe u een workflow maakt in SharePoint Online
Bijgewerkt Januari 2023: Krijg geen foutmeldingen meer en vertraag je systeem met onze optimalisatietool. Haal het nu op - > deze link
- Download en installeer de reparatietool hier.
- Laat het uw computer scannen.
- De tool zal dan repareer je computer.
Microsoft heeft de Office-suite ontwikkeld met verschillende applicaties gericht op het dagelijkse werk van elke gebruiker en daarom hebben ze elk een speciaal ontwerp, dus voor gebruikers die met grote hoeveelheden gegevens omgaan, is Excel de ideale oplossing, voor degenen die PowerPoint-presentaties moeten uitvoeren, is uw bondgenoot, net als Word voor alle bestandsthema's.
Een van de applicaties die deel uitmaakt van de Office-suite maar niet standaard is geïnstalleerd, is SharePoint dat we kunnen verkrijgen via verschillende plannen.
- Upload bestanden naar de SharePoin t documentbibliotheek om ze vanaf elke plaats of apparaat te openen.
- Werk samen met andere gebruikers aan hetzelfde document en tegelijkertijd in realtime.
- Open een document in een documentbibliotheek.
- Deel documenten met meer gebruikers.
- Maak een groepssite.
- Deel verschillende sites .
- Voeg een lijst of bibliotheek toe aan de groepssite en nog veel meer acties.
- Een van de meest uitgevoerde taken in SharePoint is het maken van workflows.
Hier zijn de volledige stappen om workflows te creëren binnen SharePoint 2019 online. We laten deze videotutorial ook achter als aanvulling om een team- of communicatiepagina in SharePoint Online te maken.
Belangrijke opmerkingen:
U kunt nu pc-problemen voorkomen door dit hulpmiddel te gebruiken, zoals bescherming tegen bestandsverlies en malware. Bovendien is het een geweldige manier om uw computer te optimaliseren voor maximale prestaties. Het programma herstelt veelvoorkomende fouten die kunnen optreden op Windows-systemen met gemak - geen noodzaak voor uren van troubleshooting wanneer u de perfecte oplossing binnen handbereik hebt:
- Stap 1: Downloaden PC Reparatie & Optimalisatie Tool (Windows 11, 10, 8, 7, XP, Vista - Microsoft Gold Certified).
- Stap 2: Klik op "Start Scan" om problemen in het Windows register op te sporen die PC problemen zouden kunnen veroorzaken.
- Stap 3: Klik op "Repair All" om alle problemen op te lossen.
Vergeet niet om u te abonneren op ons YouTube-kanaal om op de hoogte te blijven! ABONNEER
1. Wat is een workflow in SharePoint Online
Workflows in SharePoint zijn gemaakt om gebruikers in staat te stellen werk samen aan documenten en beheer van daaruit projecttaken die de implementatie van specifieke processen in de documenten, bestanden of elementen van een SharePoint-site vergemakkelijken. Op deze manier werkt de workflow als een reeks geautomatiseerde taken van zowel documenten als elementen met behulp van een reeks acties of taken die verband houden met een bedrijfsproces.
Dit wordt op zijn beurt geassocieerd met een bedrijfslogica die een reeks instructies vormt waar indicaties worden gegeven en alle acties die van invloed kunnen zijn op het document of het element dat in de workflow is geïntegreerd, worden gecontroleerd. Een workflow biedt ons oplossingen zoals:
- Kostenbesparing.
- Tijdverbeteringen om bedrijfsprocessen te coördineren.
- Bekijken, bewerken of opnieuw toewijzen een werkstroomtaak voor een of meer gebruikers.
- Opmerkingen verzamelen: met deze stroom wordt een document of item doorgestuurd naar een groep mensen om ze te geven en hun opmerkingen te verzenden.
- Goedkeuring: bij gebruik van deze stroom, het document of element is zo gerangschikt dat een groep mensen hun goedkeuring geeft.
- Verzamel handtekeningen: deze stroom stuurt een Microsoft Office-document naar een groep mensen zodat hun digitale handtekeningen worden verzameld.
- Drie toestanden: het is een speciale workflow omdat het kan worden geïmplementeerd voor beheerprocessen waarbij het vereist is om een of meer volumes problemen of elementen bij te houden, bijvoorbeeld technische assistentie i incidenten, verkoopcampagnes, enz.
- Goedkeuring van publicatie: het is een identieke stroom naar goedkeuring, omdat het het verzenden van inhoud naar deskundige gebruikers automatiseert voor beoordeling en goedkeuring.
- Als een stroom wordt toegevoegd aan een lijstinhoudstype, wordt deze stroom alleen ingeschakeld voor items van hetzelfde inhoudstype in de bijbehorende lijst of bibliotheek.
- Als een stroom rechtstreeks aan een lijst of bibliotheek wordt toegevoegd, het is alleen beschikbaar voor items in die lijst of bibliotheek in SharePoint
- Als we een stroom toevoegen aan één type site-inhoud, is deze alleen beschikbaar voor alle elementen van dat type inhoud in de lijsten en bibliotheken waaraan een instantie met die inhoud is toegevoegd.
- Als u wilt dat een workflow beschikbaar is in alle lijsten of bibliotheken van een site, moeten we een sitestroom maken.
Microsoft Flow is ontwikkeld om taken tussen SharePoint en andere Office 365 en services van derden te automatiseren om meldingen te ontvangen, bestanden te synchroniseren, gegevens te verzamelen en meer taken. Het SharePoint-abonnement kan worden gekocht via de volgende link. Daar selecteren we de optie die het beste bij onze behoeften past.
2. Creëer een workflow in SharePoint Online
Om dit proces te starten, gaan we naar de volgende link en voeren we de aangemaakte inloggegevens in toen u het SharePoint Online-abonnement kocht:
We zullen zien het volgende:
Daar selecteren we 'SharePoint' en we worden doorgestuurd naar het volgende venster:
Daar zal het nodig zijn om een site om de workflow te kunnen toepassen, hiervoor klikken we op de knop “Create a site” en we zien het volgende:
Daar definiëren we het type site dat moet worden gemaakt, in in dit geval selecteren we “Groepssite” en in het volgende venster definiëren we de naam en privacy-instellingen:
Klik op Volgende en het is mogelijk om meer eigenaren toe te voegen, klik op Voltooien om te maken op de site:
Vervolgens maken we een nieuwe lijst, hiervoor klikken we op de knop Nieuw en daar selecteren we Lijst:
In de volgend venster kennen we de naam en beschrijving van de lijst toe:
Klik op Aanmaken om het aanmaken van onze lijst te voltooien en we worden doorgestuurd naar dit venster waar we de opties van de aangemaakte lijst zullen zien list:
Daar, bovenaan de lijst of bibliotheek die we hebben gemaakt, moeten we op de 'Flow' -optie klikken en vervolgens op de 'Create a flow' -optie:
Als u daar klikt, wordt de volgende zijbalk weergegeven met verschillende sjablonen die u kunt gebruiken in de te maken stroom. We kunnen op de regel 'Zie de stromen' klikken om toegang te krijgen tot meer opties.
In dit geval selecteren we de sjabloon 'Een e-mail verzenden' en worden we doorgestuurd naar het volgende venster waar we de Microsoft Flow-wizard zullen zien:
Daar klikken we op de knop 'Introductie' om de voorwaarden van de licentie te accepteren en toegang te krijgen tot Microsoft Flow.
We zullen het volgende zien:
Op basis van de geselecteerde stroom worden de opties weergegeven, klik op de knop 'Stroom maken' om het configuratieproces te starten . Een ander alternatief dat we hebben is om naar de sectie 'Sjablonen' te gaan en van daaruit toegang te krijgen tot alle beschikbare opties:
Daar kunnen we klikken op het gewenste sjabloon voor de flow in SharePoint Online:
Zodra de werkstroom is gemaakt, kunnen we naar de sectie 'Mijn stromen' gaan om de details te zien:
In sommige sjablonen is het nodig om een soort actie toe te passen op hiervoor hebben we bijvoorbeeld de sjabloon 'Stuur mij mijn locatie per mail' geselecteerd. Zodra we beginnen met het maken van de stroom, wordt de eerste stap die moet worden genomen een trigger genoemd, die de manier bepaalt waarop de stroom moet worden gestart:
In dit geval voeren we een e-mail in het veld 'E-mail verzenden' en klik vervolgens op 'Nieuwe stap' en we kunnen de uit te voeren actie definiëren. Onthoud dat de workflow deze acties automatisch zal uitvoeren volgens de criteria die we aangeven.
Een gunstig punt van SharePoint is dat het mogelijk zal zijn om de integriteit van de flow te controleren, hiervoor klikken we op de optie “Flow Checker” en kunnen we zowel fouten als waarschuwingen visualiseren:
Om te valideren dat de stroom correct werkt, klikt u op de knop 'Uitvoeren' en het volgende wordt weergegeven:
Daar zien we de type geselecteerd sjabloon, evenals de uit te voeren actie, we klikken op 'Doorgaan' en we zullen enkele aanvullende opties zien:
Klik op 'Stroom uitvoeren' om de tests en het resultaat zal als volgt zijn:
Als we willen, kunnen we klikken op de regel 'Zie stroomuitvoeringsactiviteit' om de geschiedenis van de geselecteerde stroom te openen:
Nu is dit sjabloon verantwoordelijk voor het verzenden van onze locatie naar het e-mailadres, daarom zullen we op het adres dat we aangeven het volgende zien:
3. Workflow-opties in SharePoint Online
Wanneer we een gemaakte stroom selecteren, kunnen we op het pictogram 'Meer' klikken en acties uitvoeren zoals:
- Voer de geselecteerde stroom uit
- Deel deze met andere gebruikers
- Maak een kopie
- Exporteer het
- Bewaar het als een sjabloon
- Analyseer het
- Verwijder het
Zoals we zien, is elke optie compleet en praktisch. Iets om in gedachten te houden dat essentieel is om op de hoogte te blijven van meldingen, is de mogelijkheid om ons mobiele apparaat te gebruiken om meldingen te ontvangen of om enkele parameters te bewerken, hiervoor kunnen we de Microsoft Flow-applicatie downloaden via de volgende links. Eenmaal gedownload en geïnstalleerd, moeten we het account dat aan SharePoint is gekoppeld configureren om meldingen te ontvangen.
Met de SharePoint-workflow geïntegreerd met Microsoft Flow, hebben we tal van beheer- en controle-opties voor relevante aspecten van groepssamenwerking en elke site of bibliotheek die wordt gemaakt ..
